1.样品是一个企业的形象代表。
2.样品是产品品质的代表。
3.样品是价格的代表。
4.样品是生产的代表。
5.样品是验货和索赔的依据。
二、样品的主要种类
样品的种类很多，一般常用的有：推销样、参考样、测试样、确认样、成交样、产前样、生产样、出货样等。此外在不同的行业还有针对本行业的样品分类。
(一)推销样(Salesmanship Sample)
推销样是指企业用于境内外参展、对外展示的实物。一般是从一批商品中抽取出来的，或是由生产、使用部门设计加工出来能代表今后交货质量的实物，通过样品的实物形态向公众反映出商品品质全貌。
(二)参考样(Reference Sample)
参考样是指卖方向买方提供仅作为双方谈判参考用的样品。参考样与成交样品的性质不同，不作为正式的检验依据。样品寄给买方只做品质、样式、结构、工艺等方面的参考，为产品的某一方面达成共识创造条件。
(三)测试样(Test Sample)
为了迎接新的一年,本公司又新推出一系列新年赠送礼品!富有中国特色的筷子筒、脸谱多功能削皮器;有喜庆洋洋的苹果盘、依依不舍纸巾架、苹果盘4合1;还有逗趣可爱的青蛙香皂架、海马挂钩系列、多功能刀具等产品! 适合于任何促销场所,是最佳的广告促销赠送礼品!测试样是交由买方客户通过某种测试检验卖方产品品质的样品。如果样品测试结果不能达到客户的要求，客户可能不会下单订货。
(四)确认样
确认样(Approval Sample)是指买卖双方认可、最后经买方确认的样品。在完成确认样品后，必须由技术检验部门评估，只有经技术检验部门评估合格的样品才可发送给客户。评估重点是以下方面：
1. 所选的材料是否与客户要求完全一致;
2.样品各个部位的尺寸是否与客户的图纸完全一致;
3。样品的颜色和包装是否与客户的要求完全一致;
4.样品的数量是否与客户的要求完全一致;
5.本企业是否有留样。留样至少需保留一件，以便作日后生产大货订单的实物依据。
确认样要打好，要注意生产的难度性，不要确认样打的是牡丹花，生产出来的却像牵牛花，生产工艺达不到的样品，不能做，否则害人害已。
对客户在较长时间后才确认的确认样，才下达的订单要十分注意。长时间才确认可能是客户太挑剔，也可能是确认样生产存在问题。如果接了这类订单，在生产时要盯紧质量，不能有一丝马虎，因为这种订单索赔的比例最高。
(五)成交样
成交样是指卖方交付的标的物与买方保留的样品具有同一质量标准的样品。
凭成交样品买卖的商品不多，一般限于不能完全使用科学方法和文字数据来表示品质的一些商品才采用。例如皮鞋、服装、土特产品、少数轻工产品以及工艺美术品等。凭样品买卖属于特殊买卖的一种，其与一般买卖的区别在于，凭样品买卖在订立合同时就存在样品，并且当事人在合同中明确约定“标的物的质量必须与样品的质量保持一致”或“按样品买卖”等字样。如果当事人未在合同中明确规定，即使出卖人已向买方提示了样品，都不为凭样品买卖。在采取凭成交样品买卖时，由于某种商品的特点，事实上难以做到“货”与“样”完全一致的，外贸企业在成交时应争取以我方提供的样品为依据在合同中订明“品质与样品大致相同”的条款，以争取主动。
4、申请出入境检验检疫机构签封，一般以相同的样品一式三份，经审核后签封，买卖双方各执一份，另一份由出入境检验检疫机构留存，供今后检验时对照。
跟单员对出口商品的成交样品要慎重把握，成交样必须具有代表性，应当能够代表今后交货的实际质量，不能偏高或偏低。
(七)产前样
产前样(Preproduction Sample)是指生产之前需寄客户确认的样品。也称为“PP版”一般是客户为了确认大货生产前的颜色、工艺等是否正确，向卖方提出的基本要求之一。
(八)生产样(Production Sample)
生产样是大货生产中的样品。是在随机抽取的前提下，反映大货生产时品质等情况，客人根据生产样，可能会作出一些新的改进指示。
(九)出货样
出货样是产品已经做好准备出货之前的样品,也叫“大货样”。有些客户就根据这个样品来决定这批货的品质。
此外，在不同的行业中，还有与该行业对应的其他样品种类。例如纺织服装中的款式样(Pattern Sample)、广告样(Advertisement Sample)、齐色齐码样(Size/color Set Sample)、水洗样(Washed Sample)、船样(Production Sample/Shipping Sample)、色样(Lab Dip)、绣(印)花样(Embroidery/Printed Sample)、辅料样(Accessory Material Sample)等。
三、样品准备工作中的注意事项
(一)样品制作费用承担
样品制作将产生费用。样品的处理形式一般由客户或厂家或外贸企业承担，或通过商谈由多家共同分担等。常见的处理有：
1、国外客户支付模具费用，外贸出口企业承担原材料费，生产工厂承担加工费。
2、模具费和加工费、原材料费均由生产厂家承担。
3、国外客户支付模具费用，生产厂家承担原材料费和加工费。
4、外贸出口企业承担原材料费、模具费和加工费。
(二)样品的运费计算及支付
在国际贸易中，寄送样品一般通过快递公司。其中从事国际快递业务的公司主要有：EMS、FEDEX、DHL、TNT、UPS、OCS等。这些快递公司邮寄费用一般采用寄件方预付、收货方支付(到付)和第三方支付的方法。
1.预付(Freight Prepaid)：寄件方缴付所需邮寄费用。
此支付方式多用于寄送费用低，客户信誉好或老客户，成交希望大的情况下。
2.到付(Freight Collect)：收件人交付所需邮寄费用。此支付方式多用于寄送费用高，客户信誉差或新客户，成交希望无法确定的情况下。但需注意，有时收件人会在当地采取拒付的行为，最后快递公司仍需寄件方支付费用。因此，一般要求收件人必须提供某一快递公司的到付账号，如
DHL的全球到付账号是以96开头的，例96×××××××。
3、第三方支付：指邮寄费用实际上由寄件方或收件人以外的第三方支付。
(三)样品的寄送
1.邮政
2.快递：分为国内邮政的国际EMS和国外大快递公司。
(四)样品通知
1.将邮件或快递底单第一时间通知客户你的发样信息，包括样品跟踪号码何时发送，大约何时到达等信息。
2.送交形式发票。形式发票除了是客户清关的必需单据外，也是出口商样品管理的重要记录。
3.请客户收到样品后确认。
(五)跟踪样品情况
1.定时与客户联系。
2.专人与客户联系。
3.建立稳定的联系渠道。
